Event là gì? Ý nghĩa và vai trò của event là gì? Đâu là những bước cơ bản để thực hiện một event thành công? Để hiểu hơn về công việc tổ chức event, các bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi.
Contents
Event là gì?
Event có nghĩa là sự kiện, hoạt động quy tụ nhiều người tham dự hay theo dõi tại cùng một địa điểm, không gian và thời gian cụ thể. Event hiện nay có thể được diễn ra trực tiếp hoặc tổ chức theo hình thức online.
Event được lên kế hoạch và tổ chức bởi các doanh nghiệp hoặc tổ chức chuyên nghiệp. Tùy thuộc vào mục đích mà người tổ chức sẽ lên các phương án hình thức triển khai event khác nhau. Event là sự kiện không thể thiếu trong các doanh nghiệp, tổ chức.
Event là gì?
Event là gì? Hiện có nhiều loại event khác nhau như event khách hàng, event nội bộ, event trong doanh nghiệp, event phi lợi nhuận, event giới thiệu sản phẩm,… Mỗi loại event sẽ có các đối tượng tham gia khác nhau.
Vai trò của event là gì?
Khi tổ chức một event, người ta thường gửi gắm vào đó những thông điệp hay lời nhắn gửi tới đối tượng tham gia. Do vậy event có vai trò quan trọng, là cầu nối để truyền tải thông tin, thông điệp của các doanh nghiệp, tổ chức.
Với doanh nghiệp, các chương trình event có ý nghĩa quan trọng trong việc quảng bá hình ảnh của công ty và các dịch vụ/sản phẩm công ty cung cấp đến các đối tác, khách hàng. Ngoài ra, các sự kiện còn được tổ chức nhằm mục đích thay đổi góc nhìn của công chúng, khách hàng đối với thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp.
Vì vậy sự thành công của một event là gì đó rất quan trọng đối với việc mở rộng khách hàng cho doanh nghiệp, thu hút nhiều khách hàng tiềm năng, tăng doanh thu, góp phần củng cố giá trị thương hiệu và địa vị của doanh nghiệp.
Hiện tại hầu hết các doanh nghiệp đều hiểu rõ tầm quan trọng của event đến quá trình kinh doanh. Do vậy, nhiều doanh nghiệp thường xuyên xuất hiện trong các vai trò như đơn vị tổ chức, đơn vị tài trợ… cho các chương trình. Event chính là một chiến lược marketing hiệu quả dành cho nhiều lĩnh vực.
>>Xem thêm: Hàng authentic là gì? So sánh hàng authentic và hàng replica
Các bước tổ chức event chuyên nghiệp
Lập kế hoạch phác thảo
Lập kế hoạch tổ chức event
Trước khi tổ chức event bạn cần phải xác định tất cả các vấn đề liên quan đến sự kiện, bao gồm ý tưởng, thông điệp, chủ đề, khách tham dự, kinh phí, đơn vị hỗ trợ… Bản kế hoạch phác thảo sẽ là nền tảng để ban lãnh đạo xem xét và góp ý. Từ đó đưa ra phương án cuối cùng trước khi triển khai thực hiện.
Ước lượng kinh phí
Ước lượng mức kinh phí cần chi cho event có thể giúp bạn tối ưu hóa ngân sách cho doanh nghiệp. Tổ chức một event là gì? Đó là phải bao gồm rất nhiều hạng mục như thuê địa điểm, thuê vật dụng, trang thiết bị, nhân sự, … Do vậy dự trù trước khoản kinh phí là một phần quan trọng để bạn có phương án kêu gọi tài trợ cũng như phân chia hạng mục phù hợp.
Gặp gỡ với đối tác, nhà tài trợ
Sự giúp sức của các nhà tài trợ về mặt truyền thông và kinh phí sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc tổ chức event. Vì vậy cuộc gặp gỡ, đàm phán với mục đích để các đơn vị hợp tác thấy được ý nghĩa của event và đưa ra quyết định tài trợ.
Gặp gỡ đối tác và nhà tài trợ trước khi tổ chức event
Xác định khách mời
Một buổi event có thành công hay không phụ thuộc không nhỏ vào chất lượng khách mời. Vì vậy lên kế hoạch xác định rõ đối tượng khách mời sẽ đến tham dự event cũng là khâu quan trọng trong việc tổ chức.
Lên kịch bản chương trình
Kịch bản của event là gì? Đây được xem là cơ sở để tổ chức event theo đúng tiến trình và kế hoạch đã đề ra. Kịch bản phải được làm rõ các hạng mục nội dung, phân công công việc cho từng bộ phận. Đó là cách để kết nối các bộ phận nhân sự để họ chủ động với phần công việc của mình giúp event được diễn ra thuận lợi và suôn sẻ.
Phân công nhiệm vụ rõ ràng
Khi event được diễn ra sẽ có vô số công việc phát sinh. Vì vậy bạn cần phân công chi tiết ai làm việc gì để tất cả cùng nắm được vai trò và trách nhiệm của mình. Như vậy vừa tối ưu hóa được công việc vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự tổ chức event.
Tổ chức sự kiện
Đây chính là thời điểm event chính thức diễn ra. Lúc này mọi người cần phải có sự tập trung cao độ với nhiệm vụ của mình. Đồng thời phải có phương án sẵn sàng ứng biến với những sự cố bất ngờ sao cho event diễn ra thuận lợi và thành công nhất.
Tổ chức sự kiện
Vừa rồi là những chia sẻ của chúng tôi về vấn đề tổ chức sự kiện. Bài viết đã giải thích khái niệm event là gì cũng như hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức event chuyên nghiệp. Hy vọng những thông tin trong bài sẽ góp phần đem tới các bạn những kiến thức thú vị về lĩnh vực tổ chức sự kiện.
