Máy hủy tài liệu là thiết bị văn phòng vô cùng hữu ích, công cụ bảo mật quan trọng. Sẽ cực kỳ phiền toái khi máy hủy giấy không chạy. May mắn là hầu hết tình trạng máy hủy tài liệu bị kẹt giấy đều có thể được xử lý dễ dàng. Hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây để không lúng túng khi gặp trường hợp này nhé.
Contents
Cách đơn giản khắc phục máy hủy tài liệu bị kẹt giấy
Nếu máy hủy giấy bị kẹt, các bạn có thể làm lần lượt theo những bước sau:
Rút điện khi máy hủy giấy không chạy
Ngay khi bạn phát hiện máy hủy tài liệu bị kẹt giấy, hãy ngừng máy lại để tình trạng này không trở nên tệ hơn. Lúc này bạn sẽ có thể cẩn thận đánh giá tình hình để chuẩn bị xử lý kẹt giấy.
Những dấu hiệu kẹt đáng chú ý là giấy đi vào máy hủy chậm dần, dừng lại hoàn toàn và phát ra tiếng ồn rõ ràng cho thấy máy đang bị quá tải.
Đổ thùng rác của máy
Một lý do nữa khiến máy hủy tài liệu bị kẹt giấy là không còn chỗ để chứa giấy sau khi cắt vì thùng rác đã đầy. Các bạn hãy đổ rác và thử lại, tình trạng ùn tắc sẽ được giải quyết. Nếu máy vẫn chưa hết kẹt thì hãy tiến hành những bước tiếp theo.
Chuyển máy hủy tài liệu sang chế độ đảo ngược và cắm điện lại.
Bởi vì kẹt giấy là tình trạng khá phổ biến nên hầu hết máy hủy tài liệu ngày nay đều được tích hợp thêm tính năng vận hành ngược. Hãy chuyển máy về chế độ đảo ngược – “reverse”. Thông thường máy sẽ có nút chức năng được ghi rõ ràng nằm phía trên máy hủy tài liệu rồi cắm điện lại. Chúng ta cần đảm bảo rằng ngón tay hay bất kỳ công cụ nào khác không nằm gần miệng máy hủy khi cắm điện.
Chuyển công tắc về chế độ auto hoặc forward
Việc vận hành ngược máy hủy tài liệu thường chỉ có thể khắc phục được trường hợp kẹt ít trong vài giây. Còn trong những trường hợp đặc biệt nghiêm trọng, máy hủy tài liệu có thể còn bị kẹt thêm lần nữa khi vận hành ngược. Nếu điều đó xảy ra thì bạn cần rút điện, chuyển máy về chế độ “auto” hoặc là “forward”. Tùy chọn chính xác có thể sẽ khác nhau tùy theo máy rồi cắm điện lại.
Với tình trạng máy hủy giấy bị kẹt quá nặng, máy có thể bị hỏng khi vận hành ngược và thậm chí kẹt thêm lần nữa nếu vận hành ở chế độ mới. Tuy nhiên nhiều trường hợp chuyển đổi giữa chế độ đi tới và đảo ngược thì giấy gần như có thể nhả dần ra khỏi máy.
Giảm độ dày của tập giấy rồi đưa lại vào máy
Một trong những lý do làm kẹt giấy phổ biến nhất là có quá nhiều tài liệu được cho vào máy hủy cùng lúc. Sau khi xử lý chỗ kẹt của máy, bạn nên thử giảm độ dày tập giấy trước khi cho vào máy. Nếu đây là nguyên nhân của vấn đề thì lượng giấy ít hơn sẽ đi qua máy hủy cũng dễ dàng hơn ban đầu.
Nếu dường như chỗ kẹt vẫn chưa thể thông được sau khi bạn xen kẽ giữa chế độ đảo ngược và tự động hoặc chuyển tiếp thì có thể máy đã bị ùn tắc nghiêm trọng và cần được tháo hẳn phần dao cắt ra làm sạch hoặc liên hệ các cơ sở sửa máy hủy tài liệu tại Hà Nội để được hỗ trợ.
Hạn chế tình trạng máy hủy giấy không chạy
Để hạn chế tình trạng máy hủy tài liệu bị kẹt giấy, chúng ta hãy lưu ý những nội dung sau mỗi lần sử dụng thiết bị này.
Tránh cho quá nhiều giấy một lần
Như đã đề cập, máy hủy giấy chắc chắn sẽ bị kẹt nếu phải nghiền một lượng giấy nhiều hơn so với quy chuẩn mà nó được thiết kế. May mắn là giải pháp khắc phục cũng khá đơn giản: sau lần kẹt giấy, các bạn nên rút kinh nghiệm và cố gắng cho một lượng nhỏ hơn tài liệu vào máy hủy.
Tránh cho giấy vào máy quá nhanh
Một nguyên nhân gây kẹt máy hủy giấy thường xuyên khác là do người dùng cho quá nhiều giấy vào máy hủy liên tục mà không đợi cho máy hoàn tất quá trình nghiền. Hãy nhớ rằng tài liệu đi vào trong máy hủy thì cũng cần có thời gian để được nghiền hết. Để khắc phục vấn đề này thì sau khi từng tập giấy đi vào hết, các bạn nên chờ thêm vài giây rồi mới bỏ thêm giấy.
Không nên gấp hoặc làm nhăn giấy trước khi cho vào máy
Giấy bị gấp, nhăn hoặc có nếp sẽ rất dễ kẹt lại trong máy hủy vì mỗi tài liệu như vậy sẽ cần sự tác động lớn hơn mới có thể được nghiền hết trong một lần. Bạn nên vuốt thẳng những bề mặt mấp mô trên giấy trước khi cho chúng vào máy hủy. Cạnh giấy rất dễ bị cong khi chúng ta lưu trữ hay cầm nắm quá chặt, vì thế hãy cẩn thận với tất cả những tài liệu mà bạn dự định hủy để tránh gặp rắc rối không đáng có.
>>Xem thêm: Máy hủy tài liệu mini là gì? Nên mua model nào tốt nhất
Thận trọng hơn với những vật liệu cứng
Những vật liệu dày và cứng chắc chắn sẽ khó hủy hơn so với giấy thông thường, nó cũng có thể là nguyên nhân cho việc máy hủy giấy không chạy. Tuy rất nhiều máy hủy tài liệu hiện nay có cả chức năng hủy nhựa cứng nhưng để tránh kẹt máy, bạn nên cắt nhỏ theo cách thủ công những loại vật liệu sau: Thẻ ATM, thẻ ngân hàng các loại; đĩa CD/DVD; giấy cứng nhiều lớp; các loại giấy bìa; vật liệu có chứa chất kết dính.
Thường xuyên đổ rác
Như đã nói ở phần trên, thùng rác của máy hủy quá đầy cũng là nguyên nhân gây ùn tắc vì giấy sẽ đầy lên làm kẹt lại trong lưỡi dao khi vận hành. Để hạn chế tình trạng này chúng ta chỉ cần nhớ đổ rác trước khi thùng quá đầy.
Nếu máy hủy tài liệu bị kẹt giấy bởi lý do này thường xuyên, bạn nên dán một lịch đổ thùng rác định kỳ cạnh máy để không bao giờ quên.
Thường xuyên bôi trơn trục lăn của máy hủy
Dầu bôi trơn không chỉ là cứu tinh mỗi khi máy hủy giấy không chạy mà còn giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì máy luôn ở tình trạng tốt nhất. Hãy nhỏ vài giọt dầu vào lưỡi dao của máy mỗi khi bạn đi đổ rác hoặc vài lần trong tháng để giữ cho lưỡi dao luôn sắc bén.
Tuy nhiên chúng ta cũng không nên lạm dụng dầu bôi trơn. Bụi giấy cùng lượng dầu thừa có thể tạo thành một hỗn hợp đặc làm cản trở việc nghiền giấy.
Một số lưu ý khác
– Khi loại bỏ những mẩu giấy bị kẹt, chúng ta không nên chỉ kéo thẳng mà hãy vừa kéo vừa lắc lư qua lại để giấy được lấy ra dễ dàng hơn.
– Thỉnh thoảng chúng ta cũng có thể cầm lắc máy hủy để vụn giấy rơi khỏi lưỡi dao tránh trường hợp bị kẹt lại.
– Để lưỡi dao máy hủy không bị cùn thì hãy tháo kẹp giấy và đinh ghim ra trước khi bạn cho tài liệu vào máy. Việc nghiền đĩa CD/DVD cũng có thể khiến lưỡi dao bị hao mòn sớm. Bạn có thể cân nhắc việc sử dụng những sản phẩm chuyên dụng như công cụ xóa đĩa với những đĩa dữ liệu nhạy cảm cần hủy.
– Luôn nhớ tắt máy hủy và rút điện trước khi tiến hành sửa chữa máy hủy tài liệu bị kẹt giấy bằng tay. Tuy ít khi xảy ra nhưng người dùng vẫn có thể bị đứt tay và cần được sơ cứu.
Trên đây là cách xử lý đơn giản tại nhà khi máy hủy giấy không chạy hay máy hủy tài liệu bị kẹt giấy. Cách làm này chỉ áp dụng với những trường hợp kẹt giấy thông thường. Với những lỗi phức tạp hơn, các bạn hãy liên hệ với nơi bán để được hỗ trợ chính xác nhất.
