Cách sử dụng máy hủy tài liệu an toàn, bền lâu với 3 phút

Máy hủy tài liệu là vật dụng không thể thiếu trong hầu hết các doanh nghiệp giúp bảo mật tuyệt đối an toàn thông tin. Vậy sử dụng máy hủy tài liệu như thế nào cho đúng? Làm sao để dùng thiết bị này hiệu quả nhất? Nội dung bài viết sau đây chúng tôi sẽ lần lượt giới thiệu tới bạn những thông tin về cách sử dụng máy hủy tài liệu an toàn, hiệu quả chỉ với 3 phút.

Máy hủy tài liệu là gì?

Máy hủy tài liệu là thiết bị quan trọng được sử dụng trong hầu hết các doanh nghiệp, văn phòng làm việc, cơ quan nhà nước, ngân hàng,… Là thiết bị được thiết kế đặc biệt với các bộ phận chính bao gồm: lưỡi dao, dao cắt, các bánh răng, đầu máy và thùng chứa, hỗ trợ cho các công việc xử lý, hủy bỏ tài liệu.

Các lưỡi dao trong máy hủy giấy sẽ được sắp xếp đan xen lẫn nhau để khi bỏ giấy vào, mô tơ vận hành, giấy đi qua các lưỡi dao và giấy sẽ được hủy thành giấy vụn hoặc sợi tùy loại máy. Ngoài giấy ra, hiện nay nhiều loại máy còn có khả năng hủy được các chất liệu nhựa cứng như các đĩa CD, card, thẻ tín dụng, USB,…

Máy hủy tài liệu được sử dụng nhiều trong các văn phòng làm việc

Máy huỷ tài liệu được sử dụng nhiều trong các văn phòng làm việc

Trong công việc, để đảm bảo mục đích bảo mật cắp thông tin việc sử dụng máy hủy giấy trở thành giải pháp an toàn để các doanh nghiệp, cơ sở làm việc xóa sạch tài liệu, ngăn ngừa những hành vi đánh cắp thông tin. 

>>Xem thêm: Máy hủy tài liệu mini là gì? Nên mua model nào tốt nhất

Công dụng của máy hủy tài liệu

Máy hủy giấy là vật dụng quan trọng trong các cơ quan nhà nước, văn phòng làm việc với vai trò hủy những giấy tờ, tài liệu cần thiết. Sau đây là một số công dụng của thiết bị này là:

  • Khả năng tiêu hủy giấy tờ và các loại tài liệu cứng như đĩa CD, thẻ nhựa, USB,… số lượng lớn một cách nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm thời gian và công sức nhất.
  • Các loại tài liệu kể cả tài liệu giấy khi đã được xử lý qua máy hủy tài liệu thì không thể ghép lại như cũ, giúp bảo mật hoàn toàn thông tin.
  • Giúp người dùng có thể chủ động trong việc xử lý và bảo mật các thông tin, tài liệu nhạy cảm thuộc quyền sở hữu cá nhân.
  • Máy hủy tài liệu sẽ giúp loại bỏ bớt những giấy tờ, tài liệu không cần thiết, giúp giảm tải lượng giấy tờ cần lưu trữ.
  • Máy hủy giấy dễ sử dụng, không yêu cầu kỹ năng cao nên mọi người đều có thể tự thao tác xử lý tài liệu.
  • Sử dụng máy hủy giấy có thể tiết kiệm chi phí thuê ngoài các đơn vị hỗ trợ bảo vệ thông tin.
  • Máy hủy tài liệu có nhiều loại, dễ tìm kiếm, dễ mua nên ai cũng có thể sở hữu thiết bị này.

Máy hủy tài liệu giúp xử lý các tài liệu quan trọng an toàn, hiệu quả

Máy hủy giấy giúp xử lý các tài liệu quan trọng an toàn, hiệu quả

Hướng dẫn sử dụng máy hủy tài liệu an toàn, hiệu quả

Máy hủy giấy là thiết bị có cấu tạo tương đối đơn giản, do đó cách dùng cũng không quá khó khăn ngay cả với những người lần đầu sử dụng. Tuy nhiên để dùng máy hủy giấy sao cho an toàn, hiệu quả bạn nên chú ý một số điểm sau đây:

Trước khi vận hành 

  • Phải đọc kỹ hướng dẫn sử dụng trước khi vận hành máy. Mỗi dòng máy hủy giấy sẽ được thiết kế và trang bị nhiều tính năng khác nhau, yêu cầu người dùng phải tìm hiểu trước để sử dụng một cách hiệu quả nhất.
  • Kiểm tra xem trong máy có bị vướng những vật lạ vào hay không.
  • Đặt máy ở vị trí bằng phẳng, khô thoáng, tránh đặt gần những nơi có nguồn nhiệt cao. Đồng thời đặt thiết bị cách tường tối thiểu 15cm.
  • Để đảm bảo độ bền của lưỡi dao, trước khi xử lý tài liệu bạn nên tháo các ghim kẹp ra khỏi giấy để máy có tuổi thọ lâu dài hơn.

Hướng dẫn vận hành máy hủy tài liệu an toàn, hiệu quả

  • Kiểm tra nguồn điện để đảm bảo rằng chúng không bị mất kết nối trong suốt quá trình hủy tài liệu.
  • Khi máy bắt đầu vận hành, cần phải tập trung để tránh tình trạng để lọt vào các vật dụng hay giấy tờ quan trọng.
  • Cần chú ý tập trung vào việc hủy tài liệu để đảm bảo an toàn.
  • Mỗi lần hủy, chỉ nên hủy lượng tài liệu với số lượng mà các nhà sản xuất đã khuyến cáo trên hướng dẫn.
  • Nên để thẳng tài liệu, đưa từ từ vào trong máy, không nhồi nhét nhiều tài liệu vào một lúc.
  • Nếu cần hủy một lượng giấy tờ lớn. Sau mỗi phiên làm việc, bạn nên để máy nghỉ 5 đến 10 phút trước khi thực hiện lần hủy mới.
  • Nếu thấy máy nóng lên khi làm việc, khi kết thúc bạn nên tắt máy để tránh tình trạng chập cháy mô tơ. 

Hủy số lượng giấy theo đúng khuyến cáo của nhà sản xuất mỗi lần thực hiện

Hủy số lượng giấy theo đúng khuyến cáo của nhà sản xuất mỗi lần thực hiện

Sau khi vận hành 

  • Khi hủy xong tất cả tài liệu, bạn nên tắt máy ngay để máy khỏi bị nóng.
  • Tiến hành kiểm tra thùng chứa rác của máy và đổ rác ngay nếu đã đầy.
  • Tiến hành rút dây nguồn của máy để đảm bảo an toàn.
  • Vệ sinh sạch sẽ các bộ phận của máy hủy giấy sau khi sử dụng.
  • Bảo dưỡng máy định kỳ theo thời gian khuyến cáo của nhà sản xuất để kéo dài tuổi thọ cho máy.

Cần lưu ý gì khi sử dụng?

Một số điểm lưu ý sau đây sẽ giúp bạn có thể sử dụng máy hủy giấy hiệu quả, an toàn và bền bỉ hơn:

  • Để đảm bảo an toàn cho bản thân bạn cần nhớ ngắt kết nối điện trước khi vệ sinh máy. Đồng thời điều này cũng giúp cho quá trình lau chùi máy dễ dàng và kỹ lưỡng hơn.
  • Theo dõi đèn báo trên máy hủy giấy để xác định lượng rác trong thùng đã đầy hay chưa. Nếu rác đã đầy cần đổ ngay để tránh trường hợp rác mắc lại kẹt vào giữa các lưỡi dao khiến cho quá trình hủy tài liệu không thực hiện được.
  • Vệ sinh thiết bị bằng dung dịch cồn. Lưu ý bạn nên thấm dung dịch cồn vào khăn mềm, chú ý cẩn thận không để dung dịch rơi vào động cơ trong máy. Cùng với đó hãy lau sạch bụi bẩn và vết mực bám vào máy và lưỡi dao.
  • Bụi bẩn bám vào là nguyên nhân chính làm lưỡi dao trong máy bị oxi hóa và hoen gỉ. Vì vậy sau mỗi lần hủy tài liệu xong, bạn cần phải vệ sinh các lưỡi dao thật sạch để đảm bảo độ sắc, bền của chúng.
  • Tra dầu bôi trơn vào trục cuốn theo định kỳ để máy vận hành êm và giảm tiếng ồn của bộ phận cắt giấy trong quá trình hoạt động. Khi tra dầu, đợi các phụ kiện khô ráo bạn mới tiến hành lắp ráp lại và vận hành máy bình thường.

Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về cách sử dụng máy hủy tài liệu vừa an toàn vừa hiệu quả. Máy hủy giấy ngày nay đã trở nên phổ biến tại nhiều văn phòng làm việc. Vì vậy biết cách sử dụng thiết bị sẽ giúp bạn vận hành máy đơn giản và chủ động hơn. Hy vọng những thông tin về máy hủy tài liệu, công dụng cũng như hướng dẫn sử dụng trong bài viết sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.