KPI là gì? Phân loại và cách tính toán, xây dựng chỉ số KPI

KPI là gì?

KPI là từ viết tắt của từ tiếng Anh Key Performance Indicator. Đây là một hình thức đo lường giá trị nhằm xác định hiệu quả mà doanh nghiệp đã đạt được đối với những mục tiêu kinh doanh cụ thể mà mình đã đề ra.

KPI là một công cụ hiện đại, nó giúp cho các nhà quản lý triển khai được chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và các chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực. Cụ thể:

• Về nhân sự chúng ta sẽ có KPI về: tuyển dụng, đào tạo, năng suất nguồn nhân lực, giờ làm việc, lương, an toàn lao động, đánh giá công việc, hoạt động cải tiến,..
• Về tài chính thì sẽ là doanh thu, báo cáo chi tiêu, đầu ra đầu vào,…

Do đó, KPI được áp dụng cho rất nhiều mục đích như: quản lý hệ thống công việc của tổ chức, quản lý công việc nhóm hoặc cá nhân.

Xem thêm: Hiệu suất là gì? Làm sao để đẩy được hiệu suất làm việc lên cao?

Thông thường mỗi chức danh sẽ có những bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc trong mỗi tháng. Và nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số KPI để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của từng vị trí, chức danh. Cũng qua đây thì tổ chức, công ty, cơ quan hay phòng ban cũng sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân một. 

Các tổ chức và doanh nghiệp thường sẽ đưa ra KPI ở nhiều mức độ khác nhau và từ đó đánh giá mức độ thành công của họ với một mục tiêu đã đề ra từ trước.

KPI ở level cao thường sẽ tập trung vào các chỉ số chung của toàn doanh nghiệp và ngược lại KPI ở level thấp sẽ thường được sử dụng cho hệ thống quy trình, chỉ số nhân viên, phòng ban như Sales, marketing,…

Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI 

Các doanh nghiệp thường sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là để đảm bảo rằng người lao động sẽ thực hiện đúng trách nhiệm của mình trong bảng mô tả công việc tại từng vị trí, chức danh. Điều này sẽ góp phần rất quan trọng vào việc đánh giá thực hiện công việc một cách minh bạch, rõ ràng, cụ thể và công bằng hơn. Đồng thời, hiệu quả của việc đánh giá công việc cũng nâng cao hơn, bởi các chỉ số KPI thường mang tính định lượng cao và có thể đo lường bằng con số cụ thể.

Không chỉ riêng đơn vị, doanh nghiệp hay tổ chức có KPI nhau mà từng bộ phận như: Sales, Marketing, product và từng cá nhân trong một bộ phận cũng sẽ có KPI khác nhau như: SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs.

Phân loại KPI

Về phân loại thì KPI có rất nhiều loại khác nhau nhưng phổ biến nhất thì KPI thường được phân thành 2 loại, đó là:

KPIs gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược

Các mục tiêu mang tính chiến lược mà hầu hết các đơn vị doanh nghiệp hướng tới là tiền, profit, market share. Bởi những điều này nó quyết định trực tiếp đến sự sống còn của công ty.

Ví dụ: KPI chiến lược của một công ty A là phải đạt được doanh số 10 tỷ mỗi tháng và mỗi năm sẽ là 120 tỷ. Không đạt được mục tiêu đó thì công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn, các vị trí, phòng ban cũng bị ảnh hưởng nhiều.

KPIs gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật 

Các mục tiêu mang tính chiến thuật thường là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty tiến gần hơn với mục tiêu chiến lược đã đề ra.

Ví dụ: Social KPI của một công ty là mỗi tháng cần phải đạt được 100.000 engagements. Tuy nhiên, số engagements này dù cho có đạt được cũng không thể đảm bảo được là công ty sẽ đạt được doanh số. Nhưng các KPI này lại là một chỉ số mang tính đo lường sự phát triển, hiệu quả của các chiến thuật đang được thực thi và đồng thời nó sẽ tác động trực tiếp đến KPI của mục tiêu chiến lược. 

Cụ thể: Có nhiều engagements thì sẽ có nhiều comments và inbox tìm hiểu về dịch vụ. Khi có nhiều người tìm hiểu về dịch vụ hơn thì nhiều khả năng bán hàng cao hơn, từ đó góp phần làm tăng doanh thu.

Chính vì vậy mà các tầng cấp quản lý như: directors, managers cũng sẽ là người bị ép KPI chiến lược và họ phải tạo ra các KPI chiến thuật để làm đòn bẩy cho mục tiêu KPI. Các KPI chiến lược này sẽ được các bạn cấp dưới thực thi các công việc tương ứng.

Cách xác định KPI trong doanh nghiệp

Các doanh nghiệp, đơn vị hoàn toàn có thể xác định KPI dựa trên những mục tiêu cốt lõi và quan trọng nhất của mình.

Để xác định KPI, bạn nên cân nhắc và tham khảo thực hiện theo những bước sau:

• Hiểu rõ mục tiêu mà doanh nghiệp bạn mong muốn là gì?
• Vì sao những mục tiêu ấy lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn?
• Làm thế nào để đo lường hiệu quả trong quá trình thực hiện các hoạt động?
• Cần thực hiện những phương thức nào để tác động hiệu quả đến hiệu suất công việc? 
• Ai sẽ là người triển khai các công việc để đạt được những mục tiêu đã đề ra?
• Làm cách nào để doanh nghiệp có thể review công việc cụ thể trong từng giai đoạn thực hiện.

Sau khi đã đưa ra được câu trả lời cho những yếu tố trên thì bạn cần phải đưa ra được KPI doanh nghiệp của bạn cần tăng trưởng cụ thể là bao nhiêu và đo lường được, như:
Doanh thu phòng Sales phải tăng trưởng 20% so với cùng kỳ năm trước

Để thực hiện được các mục tiêu nói trên thì doanh nghiệp cần phải tuyển thêm nhân lực cho phòng sales để đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp. Yêu cầu này phải được xây dựng một cách cụ thể và phù hợp với từng doanh nghiệp 

Mục tiêu cần phải được đánh giá hàng tháng, có báo cáo cụ thể và đề xuất ra các phương pháp để chỉnh sửa phù hợp.

Cách xây dựng và tính toán chỉ số KPI trong doanh nghiệp 

Để các doanh nghiệp có cái nhìn cụ thể hơn trong việc xây dựng và thiết lập KPI thì chúng ta sẽ chia thành các bước cụ thể như sau:

Đề xuất mục tiêu cụ thể cho KPI

Đề xuất mục tiêu cụ thể là bước quan trọng nhất trong việc xây dựng và thiết lập KPI cho doanh nghiệp. KPI này cần phải liên kết trực tiếp với mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, KPI cần phải được diễn tả bằng những con số trực quan, cụ thể và đo lường được. Nó cần phải phản ánh một cách chiến lược những mục tiêu và hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai. Nhìn vào KPI, người ta có thể hình dung được tầm nhìn và phương thức hoạt động cũng như chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.

Chia sẻ KPi tới các bộ phận bên trong doanh nghiệp

KPI mà bạn đặt ra sẽ trở nên vô nghĩa, nếu như nó không được truyền đạt tới các bộ phận bên trong doanh nghiệp. Đặc biệt nhân viên các phòng ban, người trực tiếp triển khai và người thực hiện các hoạt động, cần phải là người nắm vững và hiểu rõ nhất về tầm nhìn chiến lược của công ty trong tương lai.

Truyền đạt không thôi là chưa đủ, KPI cần phải được diễn đạt một cách tường tận, rõ ràng và cụ thể. Thậm chí, bạn hoàn toàn có thể tham khảo những ý kiến đóng góp của từng nhân viên để cải thiện KPI giúp nó trở nên hiệu quả và thực tế hơn trong bối cảnh hiện tại của công ty.

Đánh giá KPI hàng tuần hoặc hàng tháng

Thường xuyên kiểm tra hiệu suất công việc đã đạt được là một điều cần thiết để duy trì và phát triển các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.

Thực tế đã cho thấy, không phải KPI mà doanh nghiệp nào đề ra cũng hoàn toàn đem lại hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp đó. Mà chỉ khi áp dụng vào thực tế, thì bạn mới nhận thấy được sự bất cập trong những hoạt động mà bạn đã đề ra trước đó. Chính vì vậy, việc kiểm tra KPI thường xuyên là điều cần thiết.

Phải luôn đảm bảo KPI đã đề ra mang tính thực tiễn

Để đảm bảo KPI mà doanh nghiệp đặt ra hoàn toàn phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp thì Doanh nghiệp của bạn cũng có thể áp dụng theo 5 bước dưới đây:

• Đánh giá mục tiêu của doanh nghiệp.
• Phân tích hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp bạn.
• Đề xuất KPI trong cả ngắn và dài hạn.
• Thảo luận về đề xuất của bạn với các phòng ban khác.
• Đánh giá quá trình thực hiện và đưa ra những điều chỉnh phù hợp.

Điều chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp

KPI ban đầu đặt ra thường vướng phải những bất cập. Vậy nên việc theo dõi, cập nhật và điều chỉnh thường xuyên, để nó không bị trở nên lạc hậu với chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp đề ra là rất quan trọng. Bởi KPI vốn phải thường xuyên thay đổi để thích ứng với thị trường.

Đó là lý do vì sao mà các doanh nghiệp bạn cần phải đánh giá lại KPI sau mỗi khoảng thời gian cố định. Điều này giúp doanh nghiệp kịp thời bổ sung và điều chỉnh các chỉ số cụ thể nhằm tối đa hóa hiệu suất công việc.

Kiểm tra xem KPI đã đưa ra có thể thực hiện được hay không

Nếu đề xuất ra KPi nhưng doanh nghiệp không thực hiện được vì nhiều lý do như: không đủ nhân lực, những thách thách thức từ thị trường, sự cạnh tranh từ đối thủ,… thì hiệu quả KPI thu về sẽ không bao giờ được như mong muốn của doanh nghiệp. Nhưng nếu đề xuất KPI thấp hơn so với khả năng hiện tại của doanh nghiệp thì bạn sẽ bỏ lỡ rất nhiều cơ hội để bứt phá trong tương lai.

Chính vì vậy mà việc tính toán KPI có tính khả thi cao sẽ là một điều vô cùng quan trọng quyết định rất nhiều tới sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Để việc xác định KPI được chính xác và cụ thể hơn bạn có thể nhờ tới sự hỗ trợ của các công cụ như Google Analytics.

Bài viết trên đây vừa chia sẻ cho bạn những thông tin cụ thể để trả lời cho câu hỏi: “KPI là gì?” và các cách để doanh nghiệp tính toán, xâu dụng chỉ số KPI phù hợp nhất với đơn vị của mình. Nếu bạn mới khởi nghiệp và cần tìm hiểu thông tin thì có thể tham khảo tại bài viết này.