Bỏ túi ngay các kiến thức tổng hợp về hàm SUM trong Excel

Sử dụng chương trình xử lý bảng tính Excel nhiều chắc hẳn các bạn đã không còn xa lạ gì với hàm Sum. Hàm SUM là một hàm dùng để tính tổng trong Excel và được sử dụng rất phổ biến. Tại bài viết này chúng tôi sxe tổng hợp lại các kiến thức liên quan đến hàm SUM trong Excel, cách sử dụng và những lỗi thường gặp khi tính tổng bằng SUM.
Hàm SUM dùng để làm gì trong Excel?
Hàm SUM dùng để làm gì trong Excel?

Hàm SUM trong Excel là gì?

Trong Excel thì SUM được định nghĩa là một phép tính tổng tất cả các số có trong dãy ô. Hay nói cách khác thì hàm SUM có nhiệm vụ là tính tổng những con số, tham số đang có trong các ô và dãy ô. 

Cú pháp của hàm SUM sẽ bao gồm:

=SUM(number 1, [number 2]…)

Trong đó:

  • Number 1, number 2, number n… : Chính là những giá trị mà bạn muốn tính tổng.
  • Hoặc cũng có thể là một phạm vi ô theo hàng, theo cột hoặc một số cụ thể. Ví dụ =SUM(A2:A5, 32, A7).

Lưu ý:

  • Hàm SUM có thể tính được số thập phân và phân số.
  • Trong phép tính hàm SUM như sau: =SUM(num1,num2, … num_n), nếu như bạn nhập tham số “num” không phải là những con số thì hàm SUM sẽ hiển thị lỗi là “#Name? Error”.
  • Cũng tương tự như vậy, tại phép tính =SUM(CellRange 1,CellRange 2, …CellRange_n) chứa nội dung không phải là những con số thì hàm SUM sẽ bỏ qua giá trị đó.
Hàm SUM là gì và hàm SUM sử dụng như thế nào?
Hàm SUM là gì và hàm SUM sử dụng như thế nào?
  • Hàm SUM không phải dạng hàm động lực học. Chính vì vậy, nếu bạn sử dụng hàm SUM vào dãy các ô rồi lọc ra một giá trị nào đó thì đầu ra của phép tính SUM cũng sẽ không thay đổi theo giá trị gần nhất. Do vậy, tốt nhất bạn nên sử dụng hàm Subtotal cho trường hợp này.
  • Trong hàm SUM ô có giá trị logic TRUE sẽ được xem là 1 và FALSE sẽ được xem là 0.

Hàm SUM là một trong những công cụ đắc lực hỗ trợ trong việc tính tổng các giá trị hằng ngày. Chẳng hạn như tính doanh thu hôm nay, làm bảng báo cáo,….

Hàm SUM có điều kiện trong Excel

Bên cạnh việc tính tổng thì hàm SUM còn được sử dụng để tính tổng theo 1 hay nhiều điều kiện trong Excel. Để thực hiện được điều này chúng ta sẽ sử dụng hàm SUMIF để tính tổng theo điều kiện và SUMIFS để tính tổng theo nhiều điều kiện. 

Cú pháp sử dụng của hàm SUMIF (tính tổng một điều kiện) là:

=SUMIF(<vùng để kiểm tra điều kiện>, <điều kiện>, <vùng cần tính tổng>).

Cú pháp để sử dụng hàm SUMIFS (tính tổng nhiều điều kiện) là:

=SUMIFS(<vùng cần tính tổng>, <vùng điều kiện 1>, < điều kiện 1>, <vùng điều kiện 2>, < điều kiện 2>, …).

Cách sử dụng hàm SUM

Để bạn đọc hiểu hơn về cách tính hàm SUM thì dưới đây sẽ là ví dụ cụ thể:

Ví dụ 1: Ta có các công thức sau:

=SUM (1, 2, 3) sẽ cho giá trị bằng 6.

=SUM (2, 3, TRUE) sẽ cho giá trị bằng 6.

=SUM(“2,”3,”1) ta cũng sẽ thu lại giá trị bằng 6.

Như vậy với 3 công thức hàm SUM trên đây giá trị thu về vẫn là 6.

Ví dụ 2: Hãy tính tổng các giá trị theo cột C, dữ liệu tại bảng dưới đây:

Giải đáp:

Căn cứ vào dữ liệu đã cung cấp trong bảng, ta sẽ áp dụng hàm SUM để tính tổng các giá trị.

Tại ô F14 bạn hãy nhập công thức:

=SUM(F6:F13)

Nhập công thức đã cho vào ô bảng tính 
Nhập công thức đã cho vào ô bảng tính

Công thức này đang tính tổng của cột dữ liệu thành tiền trên tổng số tiền mà các mặt hàng đã bán được.

Thu được kết quả hoàn toàn chính xác từ công thức hàm SUM đã cho
Thu được kết quả hoàn toàn chính xác từ công thức hàm SUM đã cho

Sau khi nhập công thức thì kết quả mà hàm trả về tại ô F14 sẽ là: 11.291.000. Kết quả cho ra hoàn toàn chính xác, nếu cần bạn có thể bấm lại bằng máy tính để kiểm tra. 

Những giá trị nào thường được đưa vào hàm SUM để tính toán?

Các giá trị số và ngày tháng thường được đưa vào hàm SUM Excel. Tuy nhiên, giá trị logic và giá trị văn bản khác nhau nên cũng sẽ được xử lý với cách khác nhau. Tùy thuộc vào giá trị đó là giá trị được lưu giữ trong các ô của bảng tính hay được cung cấp trực tiếp cho hàm SUM. 

Dưới đây sẽ là bảng thống kê các giá trị được sử dụng trong hàm Excel SUM và các giá trị sẽ bị bỏ qua hoặc giá trị gây ra lỗi. 

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục khi sử dụng hàm SUM trong Excel

Lỗi  #VALUE!

Thống thường, nếu hàm SUM tham chiếu vào ô chứa có lỗi hiển thị là #VALUE! thì công thức sẽ trả về lỗi là #VALUE!. Lỗi này thường xảy ra khi bất kỳ đối số nào được cung cấp trực tiếp cho hàm SUM nhưng không thể diễn giải là các giá trị số. 

Lưu ý: Nếu một vùng dữ liệu ô được cung cấp chứa những giá trị không thể diễn giải nó thành các giá trị số thì hàm SUM sẽ bỏ qua nó.

Những lỗi thường gặp khi sử dụng hàm SUM
Những lỗi thường gặp khi sử dụng hàm SUM

Cách khắc phục: Để khắc phục lỗi này  thì bạn cần xây dựng một công thức bỏ qua vùng tham chiếu chứa lỗi để có thể tính trung bình các giá trị không chứa lỗi còn lại. 

Để thực hiện theo cách này thì bạn cần sử dụng kết hợp hàm SUM với hàm IF và hàm IFERROR từ đó xác định xem có xuất hiện lỗi trong vùng tham chiếu cụ thể hay không. Cách này sẽ sử dụng công thức là: 

=SUM(IF(ISERROR(B2:D2),””,B2:D2))

Tuy nhiên đây là công thức mảng (array) nên bạn cần phải nhập bằng cách nhấn các phím CTRL + SHIFT + ENTER. Sau đó Excel sẽ tự động đóng công thức lại trong dấu {}. Nếu bạn thử nhập các công thức này tự động thì trên bảng tính Excel hiển thị công thức dưới dạng văn bản.

Với cách trên thì ngoài việc khắc phục lỗi #VALUE! thì bạn còn có thể sử dụng để khắc phục lỗi #N/A, #NULL, #p/0! và một số lỗi khác nữa. 

Lỗi SUM hiển thị chữ và không trả kết quả

Với lỗi này chúng ta cần kiểm tra lại định dạng của cột.

Để khắc phục, bạn hãy vào Format và chọn Number và lựa chọn định dạng mình muốn. Nếu sau khi đã lựa chọn lại định dạng mà ô hiển thị chữ vẫn không thay đổi thì hãy nhấn F2 và ENTER.

Lỗi hàm SUM không cập nhật

Khi xảy ra lỗi này bạn cần chắc chắn rằng Calculation đang được đặt ở chế độ Automatic. Để kiểm tra trước tiên bạn vào mục Formula và chọn tùy chỉnh Calculation. Cuối cùng nhấn F9 để trang tự động cập nhật là được.

Hàm đưa ra kết quả #NAME? Error.

Lỗi này thường xuất hiện khi có lỗi chính tả. Vì vậy để khắc phục thì bạn chỉ cần kiểm tra lại công thức đã nhập.

Một vài giá trị không thể sử dụng trong hàm SUM

Thông thường chỉ có giá trị hoặc dãy chứa số mới được đặt ở bên trong hàm. Vậy nên những ô trống, hàm logic hoặc các chữ đều sẽ bị loại bỏ.

Như vậy thông qua những chia sẻ tại bài viết này về hàm SUM trong Excel chắc hẳn bạn đọc cũng đã nắm được phần kiến thức này rồi phải không. Hy vọng các thông tin chia sẻ tại bài viết này sẽ giúp bạn đọc sử dụng thành thạo hàm SUM trong Excel hơn. 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *